各学院、平台：

近期，校学术委员会抽查了我校部分学院、平台的学术委员会章程会议记录，发现个别学院、平台的会议记录不规范。有些未记录与会者具体姓名；有些记录过于潦草，辨认十分困难；有些记录过于简略，不能反映与会者的发言主旨和会议原貌；有些记录对与会者有关重要决策的表态发言没有记录，会议结论缺失；还有会议记录本不固定等问题。鉴于这种情况，当前应从以下两方面入手来规范会议记录，提高记录质量。

一、进一步明确会议记录的规范要求

会议记录的基本要求是：要素齐全，要点清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。具体要求：

（一）结构要完整。会议记录的结构由会议标题、会议组织、会议内容、记录结尾四个部分组成。每个部分都是会议记录的有机整体，应全面完整记载清楚，不能随意取舍。

（二）内容要翔实。会议记录应尽可能完整、客观、实事求是地记载会议情况，反映会议全部内容和全过程。对会议讨论中与会者各种不同意见和表态情况，对议题结论要真实、完整记录。

（三）表达要准确。会议记录没有必要也不可能对发言口语照录不误，可以择要而记，但应忠实于发言者、讲话者的原意，准确记录。没有听清楚的不能凭主观想象推断，应当场或会后核实。

（四）详略要得当。记录应突出重点，有详有略，主旨清楚。发言的基本观点、主要论据要记全，论证过程可以不记。会议主持人的长篇讲话记录，必要时录音辅助，记录本预留空白，会后补正，尽量保持原貌。

（五）书面要整洁。会议记录的书写格式应规范，不同的会议、不同的议题、不同与会者的发言、不同的发言内容，其分页、段落、起行要清清楚楚，一目了然。书写尽可能工整、清晰。

二、进一步严格会议记录本的规范管理

（一）统一规格。会议记录本的选用应符合结实耐用、庄重大方的要求，并力求规格、式样相对统一和固定。一般情况下，其它类型的会议，一般不记在学术委员会记录本上。

（二）妥善保管。未用完的记录本应专人保管，入柜上锁。对发生记录本丢失、损毁、泄密情况的，应追究责任。文秘人员工作变动时，正在使用的记录本及时办理交接手续。特别提醒，记录本不得带回家中。

（三）严格保密。查询记录应履行相应手续。会议记录一旦形成不得涂改。

请你们接此通知后，立即对学院、平台的学术委员会议记录情况进行一次认真检查，同时抓好以上要求的贯彻落实。今后校学术委员会将不定期抽查或检查学院、平台的学术委员会会议记录情况。

附：学院、平台学术委员会会议记录参考模板

闽南师范大学学术委员会

2021年6月24日